Organiser et participer à sa première réunion CSE
Félicitations, vous êtes nouvellement élu en tant que membre du Comité Social et Économique de votre entreprise ! L’heure de la première réunion approche. Bien des réunions vont échelonner l’année et votre mandat. Voici les points clés d’une réunion CSE réussie afin d’en faire des temps d’échange et de concrétisation des avancées touchant à la santé sécurité au travail des salariés et à la gestion des risques professionnels.
Organiser, tenir et participer à sa première réunion du Comité Social et Économique (CSE) peut sembler complexe, mais avec une préparation adéquate dont notre formation CSE fait partie, elle peut se dérouler de manière fluide et productive.
Ce que dit la loi
Selon l’article L2315-28 du Code du travail, le Comité Social et Économique (CSE) doit être convoqué au moins une fois tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés, et au moins une fois par mois pour celles comptant 300 salariés ou plus, sauf si un accord collectif stipule une autre périodicité.
Après la mise en place du CSE, l’employeur doit organiser la première réunion et préparer l’ordre du jour en collaboration avec le secrétaire qui élabore l’ordre du jour (article L2315-29 du Code du travail).
Cas spécifique : pour la première réunion suivant les élections, l’employeur prépare seul l’ordre du jour, car le secrétaire n’a pas encore été désigné à ce moment.
Si l’entreprise compte au moins 50 salariés, le CSE désigne généralement lors de la première réunion un trésorier et un secrétaire parmi ses membres titulaires (article L2315-23 du Code du travail) et adopte un règlement intérieur (article L2315-24 du Code du travail).
Un mois après les élections du CSE, l’employeur doit fournir une documentation économique et financière comprenant (article L2312-57 du Code du travail) notamment :
- La forme juridique et l’organisation de l’entreprise
- Les perspectives économiques de l’entreprise
- La position de l’entreprise au sein du groupe, le cas échéant
- La répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10 % du capital et la position de l’entreprise dans sa branche d’activité, selon les informations disponibles
- Le statut de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
Voici les étapes à suivre pour organiser et animer cette première réunion CSE
Avant la réunion
- Préparation de l’ordre du jour
– Établir un ordre du jour clair et précis comme pour toute réunion réussie
– Identifier les points à aborder (élection du secrétaire, mise en place des commissions, calendrier des réunions, etc.)
– Envoyer l’ordre du jour aux membres du CSE. La convocation à la première réunion du CSE doit être envoyée par l’employeur au moins trois jours avant la réunion par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email. Elle doit indiquer le jour, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour.
L’employeur désigne les membres habilités à assister à la réunion :
- membres titulaires
- suppléants
- ancien secrétaires
- trésorier
- représentant syndical du CSE, si déjà désigné
Attention, en cas de manquement à ces délais, toutes les décisions prises lors de la réunion seront caduques.
Astuce : pour la première réunion, prévoir plus de temps que les réunions suivantes. De nombreux points sont à aborder. L’ancien CSE dispose également d’un temps d’information afin de faciliter la passation.
2. Convocation des membres
– Envoyer les convocations aux membres du CSE dans les délais définis par la législation
– S’assurer que tous les membres titulaires et suppléants soient informés
Cas spécial : l’ancien CSE est également convoqué (a minima le secrétaire et le trésorier) afin de faciliter la passation. L’ancien CSE pourra répondre aux questions et faciliter la transmission d’éléments clés (comptes financiers, données à suivre…)
3. Préparation de l’ensemble des documents
– Vérifier et préparer les documents nécessaires à votre réunion (règlement intérieur, documents à présenter, etc.).
– Distribuer ces documents aux membres avant la réunion pour qu’ils puissent les consulter
Tous les documents nécessaires sont listés lors de notre formation CSE donnée sur La Réunion et Mayotte. Le contenu de chaque document est encadré par la loi. Il est important de se former pour une mandature efficace.
Pendant la réunion
1. Ouverture de la réunion
– Accueillir les membres et vérifier la présence des titulaires et des suppléants
– Désigner un secrétaire de séance
– Donner la parole à chacun : présentait succincte de chacun des membres afin de connaitre les rôles de chacun, les mandats des élus, mais également de poser un cadre de travail collaboratif, positif et bienveillant.
2. Adoption de l’ordre du jour
– Valider l’ordre du jour avec les membres présents
3. Points à l’ordre du jour
– Aborder les sujets dans l’ordre prévu
Voici quelques exemples pour une première réunion :
– Règlement intérieur : Discuter et adopter le règlement intérieur du CSE. Le règlement intérieur ne s’improvise pas : des nombreuses rubriques sont obligatoires et encadrées par l’article L2314-24C du code du travail
– Élection du secrétaire :Si ce n’est pas déjà fait, procéder à l’élection du secrétaire du CSE.
– Calendrier des réunions : Définir un calendrier pour les réunions futures.
– Mise en place des commissions : Si nécessaire, créer et organiser les différentes commissions (santé, sécurité, conditions de travail, etc.).
-Définition d’un budget de fonctionnement ainsi que le budget ASC (activités sociales y culturelles – fixé par accord d’entreprise – article L2312-81C du code du travail)
-Formations obligations : état des lieux et calendrier des formation à effectuer
Voici quelques exemples pour une réunion régulière :
- Nouvelle organisation du travail sur toute l’entreprise ou sur un service spécifique
- Mise en place ou modification d’une prévoyance ou d’une complémentaire santé
- Aménagement modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail
- Modification du règlement intérieur de l’entreprise
- Plan de formation
4. Questions diverses
– Permettre aux membres d’aborder des sujets non inscrits à l’ordre du jour mais qui nécessitent discussion
Après la réunion
1. Rédaction du procès-verbal
– Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal (PV) de la réunion
– Le PV doit être précis et refléter fidèlement les discussions et décisions prises
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le contenu des réunions et délibérations du CSE est consigné dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire (article L2315-34 du Code du travail). Sans accord spécifique, le secrétaire dispose de 15 jours pour soumettre le procès-verbal à l’employeur et au comité (article R2315-25 du Code du travail).
Le procès-verbal doit être validé à la majorité par les membres titulaires du CSE et l’employeur.
2. Distribution du PV
Le procès-verbal assure la transparence des activités du CSE, facilite la transmission des réclamations des salariés à l’employeur, et engage ce dernier sur les décisions prises en réunion.
– Envoyer le PV aux membres du CSE pour validation
– Une fois validé, le PV doit être archivé et mis à disposition des salariés
3. Suivi des décisions
– Mettre en œuvre les décisions prises lors de la réunion : Lors de la réunion suivante, l’employeur doit présenter ses décisions concernant les propositions du CSE, qui seront alors inscrites dans le procès-verbal.
– Préparer les points de suivi pour la prochaine réunion
Les réunions du CSE sont de véritables temps d’échanges collaboratifs où chacun participe et s’implique. Les réunions valident, rectifient, alertent… Elles permettent de connaitre lancées des différents chantiers pilotés par le CSE.
Toute la documentation est recensée dans un registre des confiscations, ordres du jour et procès-verbaux. Le CSE utilise également le Document Unique et collabore avec d’autres acteurs de l’entreprises et en dehors de l’entreprise pour une analyse fine et juste de l’état des risques professionnels encourus par les salariés de l’entreprise.
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